Kollegaen din kan ikke delta på møtet, men trenger å se presentasjonen i etterkant. Du kan sende lysbildene som PDF, men da mister de konteksten bak hvert punkt. En bedre løsning er å spille inn presentasjonen i PowerPoint med din stemme, slik at mottakeren ser lysbildene og hører forklaringene dine akkurat som om du holdt presentasjonen live.
Slik spiller du inn en presentasjon i PowerPoint
Gå til Lysbildefremvisning-fanen og klikk på nedtrekkspilen under Spill inn lysbildefremvisning. Du får to valg: Spill inn fra begynnelsen eller Spill inn fra gjeldende lysbilde. Velger du fra begynnelsen, åpnes innspillingsvisningen med det første lysbildet klart.
Innspillingsvisningen har et enkelt grensesnitt. Øverst finner du tre knapper: spill inn, stopp og spill inn på nytt. Nede til høyre ser du mikrofon- og kamerainnstillinger. Kontroller at mikrofonen din er aktiv. Har du et webkamera, kan du også ta opp video av deg selv som vises i et lite hjørne av lysbildet.
Gjennomfør innspillingen
Klikk på opptaksknappen. En nedtelling fra tre gir deg tid til å gjøre deg klar. Når nedtellingen er ferdig, begynner opptaket. Snakk som om du holder presentasjonen for et publikum. Klikk for å gå videre til neste lysbilde akkurat som i en vanlig fremvisning.
Du har tilgang til de samme pekeverktøyene som i en vanlig presentasjon. Penn, merkepenn og fargealternativer fungerer som normalt. Det betyr at du kan understreke og markere poenger mens du snakker, og tegningene blir en del av opptaket. Notatene dine er synlige i innspillingsvisningen (klikk Notater nederst), slik at du kan bruke dem som manus uten å miste flyten.
Når du er gjennom siste lysbilde, avsluttes opptaket automatisk. Klikker du en ekstra gang etter siste lysbilde, lukkes innspillingsvinduet og du er tilbake i vanlig redigeringsmodus. PowerPoint lagrer lyden automatisk på hvert enkelt lysbilde, du trenger ikke lagre manuelt underveis.
Sjekk og gjør om enkeltlysbilder
Etter innspillingen ser du et lydikon på hvert lysbilde som har opptak. Klikk på ikonet og trykk Play for å høre hva du sa. Er du misfornøyd med ett lysbilde, trenger du ikke spille inn alt på nytt. Gå til det aktuelle lysbildet, velg Spill inn fra gjeldende lysbilde, og ta det ene lysbildet om igjen. Resten av opptaket forblir urørt.
Vil du fjerne opptak fra et lysbilde helt, høyreklikker du lydikonet og sletter det. Du kan også klikke nedtrekkspilen under Spill inn lysbildefremvisning og velge Fjern for å slette tidtaking, lydkommentarer eller begge deler.
Eksporter presentasjonen som video
Den innspilte presentasjonen fungerer fint i PowerPoint, men for deling er video ofte bedre. Mottakeren trenger ikke PowerPoint installert, og videoen spiller av på mobil, nettbrett og i nettleseren.
Gå til Fil, deretter Eksporter, og velg Opprett en video. Du får to innstillinger:
- Kvalitet: Velg mellom Ultra HD (4K), Full HD (1080p), HD (720p) eller Standard (480p). Full HD er et godt standardvalg som balanserer filstørrelse og skarphet.
- Tidsberegning: Velg Bruk innspilte tidsberegninger og lydkommentarer. Gjør du ikke det, mister du lyden du nettopp tok opp.
Klikk Opprett video, velg lagringssted og filnavn, og vent. En statuslinje nederst i PowerPoint-vinduet viser fremdriften. Eksporteringen tar gjerne noen minutter avhengig av lengden på presentasjonen og valgt kvalitet. Resultatet er en MP4-fil du kan laste opp til YouTube, dele via e-post eller legge ut på en intern plattform.
Selvkjørende presentasjoner
En innspilt presentasjon med tidtaking kan også brukes uten å eksportere til video. Gå til Konfigurer lysbildefremvisning og velg Blas gjennom på en kiosk (hele skjermen). Presentasjonen spiller seg selv i en løkke med lyden du har tatt opp. Perfekt for informasjonsskjermer, messer eller venterom der ingen sitter og klikker.
Kombinert med automatiske overganger der du setter en tid under "Etter" i stedet for museklikk, får du en helautomatisk presentasjon som løper kontinuerlig.
Vanlige problemer med innspilling
Ingen lyd i opptaket. Sjekk at riktig mikrofon er valgt i innspillingsvisningen. Windows og macOS kan ha en annen standardmikrofon enn den du forventer. Test med en kort innspilling før du tar hele presentasjonen.
Videoen har ingen lyd etter eksport. Du har mest sannsynlig glemt å velge "Bruk innspilte tidsberegninger og lydkommentarer" under eksporteringen. Gå tilbake til Fil, Eksporter, og sjekk innstillingen.
Eksporteringen tar veldig lang tid. Senk kvaliteten fra Ultra HD til Full HD. For de fleste formål er 1080p mer enn godt nok, og filen blir vesentlig mindre.
Opptaket høres bra ut i PowerPoint, men dårlig i videoen. Sjekk at du ikke har en annen mikrofon valgt i systeminnstillingene enn i innspillingsvisningen. Lukk andre programmer som bruker mikrofonen (Teams, Zoom) før du starter innspillingen.
Neste steg
Nå vet du hvordan du spiller inn en presentasjon i PowerPoint og eksporterer den som video. Vil du polere presentasjonen med jevne overganger mellom lysbildene, les om overganger i PowerPoint. Skal du heller holde presentasjonen live foran et publikum, finner du alt om navigering, pekeverktøy og Presentasjonsvisning i artikkelen om å holde en presentasjon i PowerPoint.
Denne videoen er hentet fra kurset Microsoft PowerPoint på Utdannet.no. I det fulle kurset lærer du også å bruke webkamera i innspillinger, jobbe med tidtaking og bygge presentasjoner som fungerer både live og som selvkjørende video.
