Noen ganger trenger du å se de faktiske tallene — ikke bare et diagram. En leder vil sjekke omsetning per kunde, en controller vil verifisere enkeltposter, en selger vil se sine egne ordre. Tabeller og matriser i Power BI gir deg detaljnivået diagrammer ikke kan vise.
Tabeller viser rådata
En tabell i Power BI er akkurat det den høres ut som: rader og kolonner med data. Velg Table fra Visualizations-panelet og dra feltene du vil se til Columns-brønnen. Power BI lister opp hver rad med verdiene du har valgt.
Rekkefølgen du drar feltene inn i bestemmer kolonnerekkefølgen. Du kan endre den etterpå ved å dra feltene opp eller ned i Columns-brønnen. Klikk på en kolonneoverskrift i tabellen for å sortere — klikk en gang for stigende, en gang til for synkende.
Tabeller fungerer best for detaljvisninger. Vil du vise de ti største kundene med navn, kontaktperson, omsetning og siste ordredato, er en tabell det naturlige valget. Vil du derimot sammenligne summer på tvers av kategorier med gruppering og delsummer, trenger du en matrise.
Matriser: Power BIs pivottabell
En matrise ligner på en pivottabell i Excel. Den grupperer data i rad- og kolonneoverskrifter og viser verdier i krysningspunktene. Resultatet er en kompakt oversikt over store datamengder.
Velg Matrix fra Visualizations-panelet. Dra kategorifelt til Rows og Columns, og måltall til Values. Et eksempel: dra «Produktkategori» til Rows, «Kvartal» til Columns og «Omsetning» til Values. Du får en oversikt der hver rad er en produktkategori, hver kolonne er et kvartal, og cellene viser omsetningen.
Power BI legger automatisk til totaler for rader og kolonner. Du kan slå disse av eller på i Format-panelet under Row subtotals og Column subtotals.
Hierarki og drill-down
Matriser støtter hierarkier i radene. Drar du flere felt til Rows — for eksempel «Region», «By» og «Butikk» — får du et sammenleggbart hierarki. Klikk på plussikonet ved siden av en region for å utvide og se byene under. Klikk videre for å se butikkene.
Du kan også styre drill-down med ikonene øverst i matrisen. Expand all down one level åpner alle noder samtidig. Drill down-modus lar deg klikke på én bestemt rad for å gå dypere — bare for det elementet du klikket på.
Denne funksjonen er spesielt nyttig i finansrapporter. En økonomisjef kan starte med totaler per avdeling, drille ned til kostnadssted, og videre til enkelttransaksjoner — alt i samme visualisering.
Betinget formatering
Tall i en tabell eller matrise er enklere å tolke med visuell hjelp. Betinget formatering lar deg fargelegge celler basert på verdiene de inneholder. Høyreklikk på et måltall i Values-brønnen og velg Conditional formatting.
De vanligste alternativene:
- Background color — farger cellens bakgrunn. Bruk en fargeskala fra grønt (høyt) til rødt (lavt) for å gjøre det enkelt å skanne etter avvik.
- Font color — endrer tekstfargen basert på verdi. Nyttig for å markere negative tall i rødt.
- Data bars — legger til en liten stolpe i hver celle som viser verdien relativt til de andre. Fungerer som et mini-diagram inni tabellen.
- Icons — viser piler, flagg eller trafikklys basert på regler du definerer. En grønn pil opp for vekst, rød pil ned for nedgang.
Du kan basere formateringen på faste regler (over 100 000 = grønn) eller la Power BI beregne en skala automatisk. Skalaalternativet er enklest og fungerer godt for de fleste rapporter.
Tabell eller matrise?
Valget mellom tabell og matrise handler om hva brukeren trenger. En tabell viser individuelle rader — orden, kunder, transaksjoner. En matrise grupperer og summerer — omsetning per kategori og kvartal, antall ansatte per avdeling og år.
Bruker du en matrise med bare rader og ingen kolonner, får du i praksis en gruppert tabell med delsummer. Det kan være nyttig når du vil vise kategorisummer uten å legge til en ekstra dimensjon i kolonnene.
Begge typene reagerer på filtre og slicere. Velger brukeren en region i en slicer, oppdaterer tabellen og matrisen seg umiddelbart. Du kan også klikke på en rad i tabellen for å cross-filtrere andre diagrammer på samme side.
Praktiske tips
Hold tabeller og matriser ryddige. Vis bare kolonnene brukeren faktisk trenger — det er fristende å dra inn alt, men ti kolonner gjør tabellen uoversiktlig. Hvis brukeren trenger detaljene bare av og til, vurder å bruke drillthrough: en egen side som viser detaljene når brukeren høyreklikker på et element i et diagram.
Formater tallene riktig. Gå til modellvisningen og sett Format på kolonnene — for eksempel to desimaler for kronebeløp eller prosenttegn for andeler. Da ser tallene riktige ut overalt i rapporten, ikke bare i den ene tabellen. Microsofts dokumentasjon om tabeller viser alle formateringsmulighetene i detalj.
Tabeller som byggestein
Tabeller og matriser utfyller diagrammene dine. Diagrammer gir overblikk og avslører mønstre, mens tabeller og matriser gir presisjonen brukerne trenger for å ta beslutninger. Sammen med DAX-formler kan du legge til kalkulerte kolonner og mål som gjør tabellene enda mer verdifulle.
Kurset Power BI for nybegynnere tar deg gjennom oppbygging av tabeller og matriser med reelle datasett, inkludert betinget formatering og drill-down. Alt forklart steg for steg slik at du kan følge med i Power BI Desktop mens du lærer.
