Du har bygget en rapport med fine diagrammer, men sjefen vil bare se tallene for sin avdeling. Kollegaen vil filtrere på forrige kvartal. Kunden vil sammenligne to produktlinjer. Uten filtre og slicere må du lage en ny rapport for hver forespørsel. Med dem lar du brukerne finne svarene selv.
Filters-panelet i Power BI
Hvert diagram, hver side og hele rapporten har sitt eget filternivå. Du finner dem i Filters-panelet til høyre i redigeringsmodus. Dra et felt inn i riktig seksjon for å aktivere filteret.
- Filters on this visual — påvirker bare det ene diagrammet du har valgt. Nyttig når ett diagram skal vise et utsnitt, mens resten av siden viser totalen.
- Filters on this page — filtrerer alle diagrammer på gjeldende side. Bruk dette når hele siden handler om ett tema, for eksempel en bestemt region.
- Filters on all pages — gjelder hele rapporten. Brukes for globale begrensninger, som å fjerne testdata eller interne kunder fra alt.
Du kan sette filtre til «Basic filtering» (huk av verdier), «Advanced filtering» (inneholder, begynner med, mellom) eller «Top N» (vis bare de ti største). For de fleste behov holder Basic-modus.
Skjul filtre for brukerne
Ikke alle filtre skal være synlige. Et filter som fjerner slettede ordre fra rapporten er viktig, men brukeren trenger ikke se det. Klikk på øye-ikonet ved siden av filteret i Filters-panelet for å skjule det. Filteret er fortsatt aktivt, men det vises ikke i lesemodus.
Du kan også låse filtre slik at brukerne ikke kan endre dem. Klikk på lås-ikonet. Kombinasjonen «skjult og låst» er nyttig for forretningsregler som alltid skal gjelde — for eksempel at rapporten bare viser aktive kunder.
Slicere: synlige filtre på lerretet
En slicer er et filterelement som ligger direkte på rapportsiden. Brukerne ser den med en gang og kan klikke for å filtrere — uten å åpne Filters-panelet. Det gjør rapporten mer intuitiv, spesielt for brukere som ikke kjenner Power BI godt.
Slik lager du en slicer: klikk på et tomt område i rapporten, velg Slicer fra Visualizations-panelet, og dra feltet du vil filtrere på til Field-brønnen. Power BI velger automatisk en passende slicertype basert på datatypen.
Slicertyper og når du bruker dem
Tekstfelter blir til en liste der brukeren kan huke av én eller flere verdier. Klikk på nedoverpilen øverst i sliceren for å bytte mellom List (alle verdier synlige) og Dropdown (kompakt meny som åpnes ved klikk). Dropdown sparer plass når du har mange verdier.
Datofelter og tallfelter får en Between-skyveknapp som standard. Brukeren drar to håndtak for å velge et intervall — for eksempel alle datoer mellom 1. januar og 31. mars. Du kan også bytte til «Before», «After» eller en enkel datovelger.
For enda bedre brukeropplevelse kan du bruke en Relative date-slicer. I stedet for å velge faste datoer, velger brukeren «siste 3 måneder» eller «dette kvartalet». Verdiene oppdaterer seg automatisk etter hvert som tiden går, slik at rapporten alltid viser ferske data uten at noen må justere filteret.
Synkroniser slicere på tvers av sider
En slicer på side 1 filtrerer bare den siden som standard. Men ofte vil du at et valg — for eksempel en region — skal gjelde hele rapporten. Da bruker du Sync slicers. Gå til View → Sync slicers, velg sliceren, og huk av hvilke sider den skal synkroniseres til.
Du kan også velge om sliceren skal være synlig på de andre sidene. Noen ganger vil du at filteret gjelder uten å vise selve sliceren — for eksempel fordi siden har sin egen layout.
Samspill mellom diagrammer
Power BI har en innebygd funksjon som mange overser: klikker du på en søyle i et diagram, filtreres alle andre diagrammer på samme side automatisk. Denne funksjonen heter cross-filtering og fungerer uten at du gjør noe ekstra.
Du kan styre hvordan diagrammer påvirker hverandre. Velg et diagram, gå til Format → Edit interactions, og klikk på ikonene som dukker opp over de andre diagrammene. Du kan velge mellom Filter (vis bare relevante data), Highlight (marker relevante data, vis resten nedtonet) eller None (ingen påvirkning).
Denne justeringen er viktig for brukeropplevelsen. Noen ganger gir highlighting bedre kontekst enn filtrering — brukeren ser helheten og utsnittet samtidig. Andre ganger er det renere å filtrere bort det irrelevante.
Formatering og plassering
Slicere tar plass, så plasser dem med omtanke. En vanlig tilnærming er å legge alle slicere i en horisontal rad øverst på siden, eller i en vertikal kolonne til venstre. Hold deg til én plassering i hele rapporten, slik at brukerne alltid vet hvor de finner filtrene.
I Format-panelet kan du tilpasse slicerens utseende: skriftstørrelse, farger, kantlinjer og om flervalgsmodus skal være på som standard. Sørg for at sliceren er stor nok til at verdiene er lesbare, men ikke så stor at den dominerer siden. Microsofts dokumentasjon om slicere dekker alle formateringsalternativene i detalj.
Filtre og slicere i praksis
En god tommelregel: bruk filtre (Filters-panelet) for regler som alltid skal gjelde og som brukeren ikke trenger å se. Bruk slicere for valg brukeren skal ta aktivt — som tidsperiode, avdeling eller produktkategori. Kombiner de to, og du har en rapport som er ryddig for deg og fleksibel for brukeren.
Slicere og filtre gir liv til diagrammene du har bygget. Sammen med en gjennomtenkt datamodell og riktige relasjoner mellom tabellene, får du rapporter som svarer på nye spørsmål uten at du trenger å endre noe. Kurset Power BI for nybegynnere viser deg nøyaktig hvordan du setter opp filtre og slicere fra bunnen av, med eksempler du kan følge steg for steg.
