Du har åpnet Power BI Desktop, koblet til en datakilde, og plutselig befinner du deg i et helt annet vindu med kolonner, knapper og et panel som heter «Applied Steps». Gratulerer — du har nettopp møtt Power Query Editor, verktøyet der all datatransformasjon skjer før dataene når rapportene dine.
Power Query Editor er innebygd i Power BI Desktop og er stedet der du forbereder, renser og former dataene dine. Forstår du hvordan verktøyet er bygget opp, sparer du deg for mye prøving og feiling.
Grensesnittet i tre deler
Power Query Editor er delt inn i tre hovedområder som hver har sin funksjon. Når du lærer deg disse, finner du raskt frem uansett hva du skal gjøre med dataene.
Spørringspanelet til venstre viser alle tabellene du har hentet inn. Hver datakilde du kobler til — enten det er en Excel-fil, en database eller en nettside — dukker opp som en egen spørring her. Du kan klikke mellom spørringene for å jobbe med én tabell av gangen. Du kan også høyreklikke for å endre navn, duplisere eller slette en spørring.
Datapanelet i midten viser innholdet i den valgte spørringen. Her ser du kolonnene med sine overskrifter og et utvalg av radene. Merk at du ikke ser alle radene — Power Query viser bare en forhåndsvisning. Det er nok til at du ser strukturen og kan gjøre transformasjoner, men du jobber ikke direkte med hele datasettet.
Applied Steps til høyre er kanskje det viktigste panelet å forstå. Hver gang du gjør en endring — filtrerer en kolonne, endrer en datatype, fjerner en rad — registreres det som et steg her. Stegene kjøres i rekkefølge fra topp til bunn, og du kan klikke på et hvilket som helst steg for å se hvordan dataene så ut på det tidspunktet.
Endre kolonnenavn
Kolonner fra datakilder har sjelden gode navn. Du får «Column1», «cust_name» eller lange tekniske betegnelser som ikke gir mening i en rapport. Å endre navn er noe av det første du bør gjøre.
Dobbeltklikk rett på kolonneoverskriften i datapanelet og skriv inn det nye navnet. Alternativt kan du høyreklikke på overskriften og velge «Rename». Et tredje alternativ er å bruke «Transform»-fanen i verktøylinjen. Alle tre måtene gir nøyaktig samme resultat — et «Renamed Columns»-steg i Applied Steps-panelet.
At det finnes flere veier til samme mål er typisk for Power Query. Over tid utvikler de fleste en preferanse for høyreklikk-menyen, fordi den samler de vanligste operasjonene på ett sted.
Endre datatyper
Til venstre for hvert kolonnenavn ser du et lite ikon — «ABC» for tekst, «123» for heltall, et kalenderikon for dato, og så videre. Klikk på dette ikonet for å endre datatypen. Du kan også markere kolonnen og bruke «Data Type»-knappen i verktøylinjen under «Transform»-fanen.
Å sette riktig datatype er avgjørende for at DAX-formler og tidsintelligens skal fungere. En datokolonne som står som tekst vil for eksempel ikke kunne brukes i tidsbaserte beregninger. Power Query gjetter ofte datatypen automatisk, men disse gjetningene er ikke alltid riktige — spesielt for norske datoformater.
Fjerne og legge til kolonner
Ikke alle kolonner fra datakilden er relevante for rapporten din. Høyreklikk på en kolonne og velg «Remove» for å fjerne den. Hvis du heller vil velge hvilke kolonner du skal beholde, markerer du de relevante kolonnene (hold Ctrl inne mens du klikker), høyreklikker og velger «Remove Other Columns». Da fjernes alt du ikke har markert.
Du kan også legge til nye kolonner basert på eksisterende data. Under «Add Column»-fanen i verktøylinjen finner du alternativer som «Custom Column», «Column from Examples» og «Conditional Column». Custom Column lar deg skrive en M-formel, mens Column from Examples lar deg vise Power Query hva du vil ha ved å skrive inn eksempelverdier.
Splitte og slå sammen kolonner
Noen ganger inneholder én kolonne informasjon som burde vært fordelt på flere. Et typisk eksempel er en kolonne med fullt navn der du trenger fornavn og etternavn separat. Høyreklikk på kolonnen, velg «Split Column», og velg om du vil dele etter skilletegn (for eksempel mellomrom eller komma), etter antall tegn, eller etter posisjon.
Det motsatte er også mulig. Hvis du har fornavn i én kolonne og etternavn i en annen, kan du markere begge kolonnene, høyreklikke og velge «Merge Columns». Du velger selv hva som skal stå mellom verdiene — mellomrom, komma, eller ingenting.
Begge operasjonene registreres som steg i Applied Steps og kan enkelt justeres eller angres i etterkant.
Filtrere rader
Klikk på den lille pilen til høyre for kolonneoverskriften for å åpne filtermenyen. Her kan du velge og velge bort spesifikke verdier, eller sette betingelser som «er større enn», «inneholder» eller «begynner med». Filtreringen skjer i Power Query, ikke i rapporten — det betyr at rader som filtreres bort her, aldri lastes inn i datamodellen.
For store datasett er dette en viktig distinksjon. Jo mindre data du laster inn, jo raskere blir rapporten. Filtrer bort historiske data du ikke trenger, testdata, og rader med verdier som ikke er relevante for analysen din.
Applied Steps — din viktigste allierte
Det som gjør Power Query spesielt kraftig er at alle transformasjoner er steg i en sekvens, ikke permanente endringer i datakilden. Originaldataene dine forblir helt uendret. Stegene kjøres på nytt hver gang du oppdaterer datasettet, slik at nye data automatisk går gjennom samme renseprosess.
Du kan klikke på et hvilket som helst steg for å se hvordan dataene så ut akkurat der. Du kan slette et steg ved å klikke på X-en til venstre, eller sette inn nye steg mellom eksisterende ved å klikke på steget du vil legge til etter.
Hvert steg genererer en linje med M-kode i bakgrunnen. Du kan se koden ved å klikke på «Advanced Editor» i verktøylinjen. For de fleste oppgaver trenger du ikke å skrive M-kode direkte, men det er nyttig å vite at den finnes. Microsofts dokumentasjon om Power Query dekker både grensesnittet og M-språket i detalj.
Verktøylinjen og fanene
Øverst i Power Query Editor finner du en verktøylinje med flere faner. De viktigste for daglig bruk er:
- Home — grunnleggende operasjoner som «Close & Apply» (for å lagre endringene og gå tilbake til rapporten), «Remove Rows», «Choose Columns» og «Manage Parameters».
- Transform — operasjoner som endrer eksisterende kolonner. Her finner du «Replace Values», «Data Type», «Rename», «Unpivot Columns» og gruppering.
- Add Column — operasjoner som lager nye kolonner basert på eksisterende data. Custom Column, Conditional Column og Index Column er de mest brukte.
Du trenger ikke å lære alle knappene — finn de to-tre måtene som fungerer for deg, og bruk dem konsekvent.
Fra Power Query til rapport
Når du er ferdig med transformasjonene, klikker du «Close & Apply» øverst til venstre. Power Query kjører da alle stegene dine på hele datasettet og laster resultatet inn i Power BI-modellen. Derfra kan du bygge visualiseringer med data som er rene, riktig formatert og klare for analyse.
Trenger du å gjøre endringer senere, klikker du «Transform data» i Power BI Desktop for å åpne Power Query Editor igjen. Alle stegene dine er bevart og kan justeres etter behov.
Power Query Editor er verktøyet du bruker mest tid i som nybegynner, og som du aldri slutter å bruke. Vil du se grensesnittet i praksis og lære de viktigste transformasjonene med ekte data, finner du det i Power BI-kurset for nybegynnere.
