Du har fått en salgsrapport i Excel som skal inn i en årsrapport du lager i InDesign. Tallene skal presenteres ryddig, med rader, kolonner og overskrifter. Du kan selvfølgelig kopiere alt manuelt, men InDesign har innebygd tabellstøtte som lar deg både lage tabeller fra bunnen av og importere Excel-data direkte. Resultatet er en tabell i InDesign som du kan formatere med samme presisjon som resten av layouten.
Lag en tabell fra bunnen av
En tabell i InDesign må alltid ligge inni en tekstramme. Start med å aktivere Type Tool (trykk T på tastaturet) og tegn en tekstramme der tabellen skal plasseres. Sett markøren inni tekstrammen, gå deretter til Table > Insert Table.
I dialogboksen angir du antall rader og kolonner. En tabell med 4 rader og 4 kolonner gir deg 16 celler. Du kan også definere Header Rows og Footer Rows, som er rader som gjentas øverst eller nederst hvis tabellen brytes over flere sider. Klikk OK, og tabellen settes inn i tekstrammen.
Markøren plasseres automatisk i øverste venstre celle. Skriv innholdet og trykk Tab for å hoppe til neste celle. Når du er i siste celle og trykker Tab, legger InDesign automatisk til en ny rad. Det gjør det enkelt å utvide tabellen etter hvert som du legger inn data.
Importer en tabell fra Excel
For å importere data fra Excel, klikk utenfor alle objekter for å deaktivere alt. Gå til File > Place (Ctrl+D / Cmd+D), naviger til Excel-filen og marker den. Aktiver Show Import Options før du klikker Open. Denne avkrysningsboksen er viktig fordi den gir deg kontroll over hvordan dataene importeres.
I importdialogen ser du hvilket ark som importeres og celleområdet (for eksempel A1 til E72). InDesign velger automatisk det området som inneholder data. Under formateringsinnstillingene har du flere valg. For best resultat, velg Unformatted Table og sett Table Style til Basic Table. Da importeres dataene uten Excel-formatering, og du kan style tabellen med InDesigns egne verktøy.
Number of Decimal Places kontrollerer hvor mange desimaler tallene viser. Sett den til 0 for heltall, eller 2 for priser og prosenter. Klikk OK når innstillingene ser riktige ut.
Plasser den importerte tabellen
Etter at du klikker OK, lastes tabellen inn i markøren. Du ser et lite tabellikon ved musepekeren. Klikk og dra for å tegne en tekstramme med ønsket størrelse. Tabellen plasseres inni rammen med dataene fra Excel-filen.
Hvis tabellen er for stor for tekstrammen, ser du det røde plussikonet i nedre høyre hjørne. Det betyr overset tekst: det er mer innhold enn det som får plass. Klikk på plussikonet for å laste inn resten, og klikk eller dra på neste side for å plassere fortsettelsen. Du kan gjenta dette til hele tabellen er synlig.
Du kan også bare klikke (uten å dra) etter at du har lastet inn overset tekst. Da lager InDesign en tekstramme som fyller hele kolonnen automatisk. Det er den raskeste måten å få ut alt innholdet på.
Naviger i tabellen
Bruk Tab for å flytte markøren til neste celle mot høyre. Shift+Tab flytter deg tilbake til forrige celle. Klikk direkte i en celle med Type Tool for å redigere innholdet. Vil du markere en hel rad, plasser musepekeren til venstre for raden til den endrer form, og klikk. Vil du markere en hel kolonne, plasser musepekeren over kolonnen til den endrer form, og klikk.
For å markere hele tabellen, plasser markøren i en celle og gå til Table > Select > Table. Du kan også bruke tastaturet: Ctrl+Alt+A (Cmd+Option+A på Mac) markerer hele tabellen når markøren står i en celle.
Juster kolonnebredde og radhøyde
Hvil musepekeren over grensen mellom to kolonner. Pekeren endres til en dobbeltpil. Klikk og dra for å justere bredden. Hold Shift mens du drar for å endre bare den ene kolonnen uten å påvirke de andre. Samme teknikk fungerer for radhøyder: dra grensen mellom to rader for å justere.
For eksakte verdier, marker cellene og gå til Table > Cell Options > Rows and Columns. Her kan du angi nøyaktig bredde og høyde i centimeter eller millimeter.
Tabellstiler for konsistent formatering
Når du har en tabell som ser bra ut, kan du lagre formateringen som en Table Style via Table > Table Styles. Neste gang du lager eller importerer en tabell, kan du tildele stilen med ett klikk. Det sikrer at alle tabeller i dokumentet ser like ut, uten at du må formatere hver enkelt manuelt. I importdialogen for Excel-filer kan du velge stilen direkte, slik at dataene formateres riktig med en gang.
Neste steg
Tabeller inneholder ofte tall og tekst som trenger riktig formatering. Artikkelen om tekstformatering i InDesign viser deg hvordan du kontrollerer skrift, størrelse og avstand i cellene. For å holde fargene i tabellen konsistente med resten av dokumentet, se artikkelen om farger og Swatches. Og vil du organisere tabellen sammen med andre elementer i dokumentet, gir lag i InDesign deg strukturen du trenger.
Denne videoen er hentet fra kurset Adobe InDesign på Utdannet.no. Kurset dekker tabeller i detalj, inkludert celleformatering, Header og Footer Rows, tabellstiler og avansert importering fra Excel og andre datakilder.
