Du har nettopp hatt et godt møte med en ny kunde. Dere er enige om hva du skal gjøre, og prisen virker grei for begge. Du går i gang med arbeidet. Tre uker senere oppstår en uenighet om hva som faktisk var avtalt. Kunden husker det ene, du husker noe annet. Uten noe skriftlig har ingen av dere bevis.
Denne situasjonen er så vanlig blant frilansere at den nesten er en overgangsrite. Men den er helt unødvendig.
Alltid noe skriftlig
Hovedregelen er enkel: ha alltid noe skriftlig som beskriver hva du skal gjøre, hva det koster, og hvilke vilkår som gjelder. Det trenger ikke være et juridisk mesterverk. Det trenger bare å eksistere.
For store kunder og lengre oppdrag bruker du en formell kontrakt. For mindre oppdrag holder det med en oppsummering på e-post. Poenget er det samme: begge parter skal ha en felles forståelse av hva som er avtalt, og den forståelsen skal være dokumentert.
Lag en kontraktmal du kan gjenbruke
Du trenger ikke skrive en ny kontrakt fra bunnen av for hvert oppdrag. Lag en mal som dekker det viktigste, og tilpass den til hver enkelt kunde. En god mal inneholder:
- Ditt firma (navn, organisasjonsnummer, kontaktinfo)
- Kundens firma (samme informasjon)
- Beskrivelse av oppdraget (hva du skal levere)
- Timepris eller fastpris
- Oppsigelsestid (f.eks. 1 måned)
- Prøveperiode (f.eks. 2 uker med umiddelbar oppsigelse)
- Faktureringsrutiner (når og hvordan du fakturerer)
Hold malen kort og lettlest. En kontrakt på to sider fungerer bedre enn en på ti. Kunden skal forstå hva som står der uten å trenge advokat.
Prøveperiode beskytter begge parter
Legg inn en prøveperiode i kontrakten, for eksempel de første to ukene. I prøveperioden kan begge parter avslutte samarbeidet umiddelbart uten oppsigelsestid.
Dette gjør det lettere for kunden å si ja til å prøve deg, og det beskytter deg hvis oppdraget viser seg å være noe helt annet enn det du ble forespeilet. Etter prøveperioden gjelder normal oppsigelsestid, typisk en måned.
Denne fleksibiliteten senker terskelen for begge parter og bygger tillit fra starten.
For mindre oppdrag: e-postbekreftelse
Ikke alle oppdrag trenger en formell kontrakt. For mindre jobber og kortere engasjementer fungerer en enkel e-post like godt. Etter møtet med kunden sender du en oppsummering:
- Skriv kort hva dere ble enige om at du skal gjøre
- Angi prisen (timepris eller fastpris for oppdraget)
- Nevn eventuell tidsfrist
- Be kunden bekrefte at oppsummeringen stemmer
Når kunden svarer "ja, det stemmer", har du en skriftlig avtale. Den er ikke like solid som en kontrakt i juridisk forstand, men den er uendelig mye bedre enn ingenting. Ved en eventuell uenighet har du dokumentasjon på hva begge parter var enige om.
Hva gjør du når kunden har egen kontrakt?
Større kunder har ofte egne rammeavtaler og kontrakter de vil at du skal signere. Les gjennom dem nøye. Se spesielt etter klausuler om immaterielle rettigheter (hvem eier arbeidet du produserer?), konkurranseklausuler (begrenser de hvem andre du kan jobbe for?) og betalingsbetingelser (30 dager er standard, 60 dager er i lengste laget).
Det er helt greit å be om endringer. De fleste kunders kontrakter er standardmaler, og de er vant til at frilansere har innspill. Hvis noe virker urimelig, si fra. En kunde som nekter å endre åpenbart urimelige vilkår, er en kunde du bør tenke deg om to ganger før du jobber med.
Spør kunden om noe mangler
Et enkelt grep som bygger tillit: etter at du har sendt over kontraktforslaget ditt, spør kunden om det er noe de savner eller vil legge til. Kanskje de har spesielle krav til konfidensialitet, rapportering eller tilgjengelighet som du ikke har tenkt på.
Ved å stille spørsmålet viser du profesjonalitet og åpenhet. Samtidig fanger du opp potensielle misforståelser før de blir problemer. Det tar 30 sekunder å spørre og kan spare deg for dager med diskusjon senere.
Vanlige fallgruver
Noen ting som ofte skaper problemer i frilansforhold:
- Uklart omfang. "Design av nettside" kan bety alt fra en enkel landingsside til en komplett nettbutikk. Vær så spesifikk som mulig om hva som er inkludert og hva som ikke er det.
- Manglende avtale om endringer. Hva skjer når kunden vil ha noe ekstra underveis? Beskriv hvordan tilleggsarbeid håndteres og faktureres.
- Ingen avtale om oppsigelse. Uten oppsigelsestid kan kunden avslutte midt i en travel periode, eller du kan sitte fast i et oppdrag du vil ut av.
Alle disse punktene løses ved å tenke gjennom dem på forhånd og skrive dem inn i kontrakten eller e-postavtalen.
Start med det du har
Du trenger ikke en perfekt kontrakt for å komme i gang. En enkel mal som du forbedrer over tid, er langt bedre enn å vente til du har noe "skikkelig". Etter hvert som du får erfaring med hva som fungerer og hva som skaper problemer, justerer du malen.
Har du vurdert om enkeltpersonforetak eller AS passer best for din frilansvirksomhet? Selskapsformen kan påvirke hvordan du strukturerer kontrakter og hvem som er juridisk ansvarlig.
Altinn har gode ressurser om avtaler og kontrakter for norske bedrifter, inkludert maler du kan bruke som utgangspunkt.
Kontrakter er bare én del av det å drive frilansvirksomhet. Frilanskurset tar deg gjennom alt fra kontrakter og prissetting til hvordan du starter bedriften din i Norge.
