Enten det gjelder en e-post til en kunde, en rapport til ledelsen eller et klagebrev til et flyselskap, kan du skrive med ChatGPT og få et bedre resultat på kortere tid. ChatGPT erstatter ikke skriveferdighetene dine, men fungerer som en sparringspartner som hjelper deg med å formulere, strukturere og polere tekst.
Det handler ikke om å la AI skrive for deg. Det handler om å bruke verktøyet til å komme raskere fra tanke til ferdig tekst, uten å miste din egen stemme.
Skrive med ChatGPT: lag utkast raskt
Den vanligste måten å bruke ChatGPT på er å lage førsteutkast. I stedet for å starte med et blankt dokument, gir du ChatGPT noen stikkord om hva teksten skal handle om, hvem mottakeren er, og hvilken tone du ønsker. Så får du et utgangspunkt å jobbe videre med.
For e-post fungerer dette spesielt godt. Kopier inn e-posten du har mottatt, skriv kort hva svaret ditt skal inneholde, og be ChatGPT lage et utkast. Du kan for eksempel skrive: "Svar på denne e-posten på en ryddig måte. Del opp punktene hun spør etter. Her er mine svar på punktene: ..." Så limer du inn den opprinnelige e-posten.
Resultatet er et strukturert svar du kan justere og sende videre. Det som ville tatt ti minutter med formulering og omskriving, er gjort på under ett minutt. Husk at du alltid skal lese gjennom og tilpasse teksten før du sender den. Det er ditt navn som står som avsender.
Tilpass tone og stil til mottakeren
En av de største fordelene med å skrive med ChatGPT er muligheten til å justere tone og stil. Den samme informasjonen kan formidles helt ulikt avhengig av hvem som skal lese den.
Du kan be om at teksten skal være:
- Formell og profesjonell - for klagebrev, rapporter eller offisielle henvendelser
- Kort og direkte - for interne e-poster og raske oppdateringer
- Vennlig og uformell - for kundeservice eller sosiale medier
- Overbevisende - for salgstekster eller søknader
Du trenger ikke å forklare dette i detalj. En enkel instruksjon som "skriv dette på en formell og profesjonell måte" er ofte nok til at ChatGPT treffer riktig. Synes du resultatet er for stivt, ber du om en mer uformell versjon. Synes du det er for langt, ber du om maks 200 ord.
Forbedre og redigere eksisterende tekst
Du trenger ikke å starte fra scratch. Lim inn teksten din og be ChatGPT om å forbedre den. Dette kan være alt fra korrekturlesing til mer gjennomgripende redigering.
Noen konkrete ting du kan be om:
- Rett skrivefeil og grammatikk
- Gjør teksten mer kortfattet uten å miste innholdet
- Forbedre flyten mellom avsnittene
- Forenkle komplisert språk slik at flere forstår budskapet
- Varier ordbruken for å unngå gjentakelser
ChatGPT er spesielt nyttig for å forenkle fagspråk. Har du skrevet en teknisk rapport som også skal leses av folk utenfor fagmiljøet, kan du be om at teksten skrives om til et språk en som ikke er spesialist forstår. Du beholder innholdet, men senker terskelen for leseren.
Oversettelse og flerspråklig kommunikasjon
ChatGPT håndterer mange språk, og du kan bruke den som oversetter i begge retninger. Det som skiller ChatGPT fra tradisjonelle oversettelsesverktøy, er at du kan styre kvaliteten og stilen på oversettelsen.
I stedet for bare å skrive "oversett til engelsk", kan du skrive "oversett til profesjonell engelsk". Forskjellen er merkbar. Du får et resultat som høres naturlig ut og passer konteksten, enten det er en forretningsmail eller et formelt brev.
Du kan også bruke ChatGPT som sparringspartner for språk du ikke behersker fullt ut. Skriv utkastet ditt på norsk, be om en oversettelse, og les gjennom resultatet. Selv om du ikke er sterk nok i språket til å skrive fra bunnen av, er det mye enklere å lese gjennom og gjøre små justeringer enn å formulere alt selv.
Oppsummer lange tekster og dokumenter
En annen kraftig bruk er å la ChatGPT lese og oppsummere lange tekster for deg. Du kan laste opp PDF-er, lime inn e-posttråder eller legge ved dokumenter, og be om et strukturert sammendrag.
Tenk deg at du blir satt på kopi på en lang e-posttråd med ti meldinger. I stedet for å lese alt fra bunnen, limer du inn tråden og ber om en oppsummering med de viktigste punktene og hva som faller på deg. På under et minutt har du oversikt over hva som er relevant, uten å måtte grave gjennom hele korrespondansen.
Det samme gjelder rapporter og presentasjoner. Last opp en PowerPoint eller PDF, og be om et sammendrag i det formatet du trenger. Du kan til og med be om at sammendraget skrives på et annet språk enn originalen. Slik kan du ta en norsk presentasjon og formidle innholdet på engelsk til en internasjonal kollega.
Tips for bedre resultater når du skriver
For å få mest mulig ut av ChatGPT som skriveverktøy, er det noen ting som gjør stor forskjell. Gi kontekst om hvem mottakeren er og hva formålet med teksten er. Jo mer spesifikk du er i instruksen, jo bedre blir resultatet.
Her er noen praktiske tips:
- Definer rollen. Be ChatGPT om å opptre som en ekspert på det aktuelle området. For et klagebrev kan du skrive: "Du er ekspert på forbrukerrettigheter."
- Spesifiser format og lengde. Si om du vil ha kulepunkter, avsnitt, eller en bestemt maks-lengde.
- Iterer. Første utkast trenger ikke å være perfekt. Juster instruksen og be om en ny versjon.
- Behold din stemme. Hvis resultatet høres for "AI-aktig" ut, be om en mer naturlig tone eller juster selv.
Husk at du ikke trenger å skrive perfekte instrukser fra starten. Har du kommet i gang med ChatGPT, kan du jobbe deg frem til et godt resultat gjennom dialog. Start med en enkel forespørsel, vurder svaret, og gi tilbakemelding. Slik jobber du sammen med verktøyet i stedet for å bare hente et svar.
Sett eierskap til det du sender
Selv om ChatGPT gjør det raskere å skrive, er det alltid du som eier teksten. Les gjennom alt før du sender. Sjekk at fakta stemmer, at tonen passer situasjonen, og at teksten representerer deg.
Du vil heller ikke fremstå som noe du ikke er. Hvis ChatGPT gir deg svært avansert engelsk, men du ikke ville formulert deg slik i en telefonsamtale, kan det skape en mismatch. Tilpass språknivået slik at det matcher dine faktiske ferdigheter. Det handler om å bruke verktøyet til å bli bedre, ikke til å late som.
ChatGPT er også nyttig for research og informasjonsinnhenting, noe som ofte er en naturlig del av skriveprosessen. Mange oppgaver begynner med å samle informasjon før du setter den sammen til en tekst.
Lær mer om å skrive med ChatGPT
Skriving er bare ett av mange områder der ChatGPT kan gjøre hverdagen enklere. I kurset ChatGPT Grunnleggende lærer du blant annet å skrive bedre e-poster, tilpasse tekst til ulike målgrupper og bruke ChatGPT som sparringspartner for språk og kommunikasjon. Du finner også praktiske eksempler i kurset AI i jobbhverdagen, som viser hvordan du kan oppsummere dokumenter, redigere tekst og jobbe mer effektivt med skriftlig kommunikasjon.
